Votre service RH vient de vous annoncer une grande nouvelle : c’est la fin définitive des fiches de paie au format papier. Désormais, toute la dématérialisation RH de votre entreprise passe par la plateforme Mypeopledoc.
Face à ce changement, il est tout à fait normal de ressentir une certaine appréhension. Vous avez reçu un e-mail contenant un code d’activation, et de nombreuses questions se bousculent dans votre tête. Avez-vous peur de perdre vos précieux documents ? Craignez-vous de ne plus savoir comment y accéder le jour où vous déciderez de changer d’employeur ?
Pas de panique. Nous avons décortiqué cet outil pour vous. Ce guide complet et pratique vous explique pas-à-pas comment activer, utiliser au quotidien et sécuriser votre coffre-fort numérique.
Qu’est-ce que mypeopledoc (désormais UKG) exactement ?
Pour faire simple, Mypeopledoc est un espace de stockage en ligne ultra-sécurisé, conçu spécifiquement pour le monde du travail. Il agit comme une véritable boîte aux lettres virtuelle entre votre employeur et vous.
Cet outil vous permet de recevoir, de classer et de conserver l’intégralité de vos documents professionnels, comme votre bulletin de paie électronique, vos contrats de travail ou vos avenants. Il est important de noter que ce service est totalement gratuit pour le salarié.
💡 À noter : L’entreprise a récemment été rachetée. C’est pourquoi vous verrez souvent l’appellation UKG HR Service Delivery apparaître sur vos communications officielles. Il s’agit exactement du même service, avec un nom différent.
Comment activer et se connecter à son espace personnel ?
La transition vers le numérique peut sembler technique, mais l’éditeur a pensé son outil pour qu’il soit le plus intuitif possible. Voici comment prendre en main votre portail salarié sans stress.
Avant de commencer, voici les 3 choses à vérifier pour votre première connexion :
- Avoir accès à la boîte mail sur laquelle les RH vous ont contacté.
- Vous munir du document ou de l’e-mail contenant votre code unique.
- Prévoir une adresse e-mail personnelle (nous vous expliquons pourquoi plus bas).
Les étapes pour la première connexion
Pour créer mon compte et initialiser votre espace, le processus est très linéaire. L’employeur initie la démarche, et c’est à vous de la finaliser pour garantir la confidentialité de l’accès.
[🖼️ Insérer ici une infographie type « Timeline » en 3 étapes : 1. Mail RH -> 2. Code d’activation -> 3. Création du mot de passe.]
- L’invitation : Vous recevez un e-mail de votre service des ressources humaines contenant un lien d’invitation.
- L’activation : En cliquant sur ce lien, il vous sera demandé de saisir votre code d’activation. Ce code alphanumérique garantit que vous êtes bien le destinataire légitime.
- La sécurisation : Vous devez ensuite choisir une adresse e-mail de connexion et créer un mot de passe robuste. C’est ce duo qui vous permettra de se connecter à mypeopledoc par la suite.
Que faire en cas de mot de passe ou code oublié ?
L’informatique a ses caprices et la perte identifiants est un classique. Si vous vous retrouvez face à un message indiquant qu’il est impossible de se connecter, voici les solutions.
Si votre code d’activation expiré vous bloque dès la première étape (il a généralement une durée de validité limitée à quelques semaines), vous ne pourrez rien faire seul. Vous devez impérativement vous rapprocher de votre service RH pour qu’ils génèrent une nouvelle invitation.
En revanche, en cas de mot de passe oublié mypeopledoc sur un compte déjà actif, la solution est simple. Cliquez sur le lien « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Un lien de réinitialisation vous sera envoyé. Si le problème persiste, vous pouvez directement contacter le support technique de la plateforme via leur centre d’aide en ligne.
Les fonctionnalités clés pour vous faciliter la vie
Ce coffre-fort ne sert pas uniquement à accumuler des fiches de paie. C’est un véritable assistant administratif personnel qui offre de nombreux avantages au quotidien :
- Un stockage généreux : Vous disposez généralement d’un espace allant jusqu’à 10 Go pour stocker vos propres documents personnels (impôts, factures, pièce d’identité).
- Un partage sécurisé : Besoin d’envoyer vos trois derniers bulletins de salaire à votre banque pour un prêt immobilier ? Vous pouvez générer un lien de partage temporaire et sécurisé directement depuis l’outil.
- Une accessibilité totale : Grâce à l’application mobile dédiée, vous avez accès à l’ensemble de votre dossier 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, où que vous soyez.
- Le téléchargement facile : En un clic, vous pouvez télécharger document par document, ou faire un export global au format PDF.
Sécurité et confidentialité : vos données sont-elles à l’abri ?
C’est la question légitime que tout salarié se pose : mon employeur peut-il fouiller dans mes documents ? La réponse est un non catégorique.
Votre espace personnel sécurisé est strictement confidentiel. L’entreprise a uniquement le droit d’y déposer des documents officiels. Elle n’a absolument aucun droit de regard sur les fichiers personnels que vous décidez d’y héberger, ni sur vos mots de passe.
De plus, la plateforme répond aux normes de sécurité les plus strictes. Les données sont hébergées en France ou en Europe, en totale conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Le système de coffre-fort répond également aux exigences de l’AFNOR, garantissant l’intégrité, la traçabilité et la pérennité de chaque fichier déposé.
Que devient votre coffre-fort si vous quittez l’entreprise ?
C’est sans doute la plus grande angoisse liée à la dématérialisation : que se passe-t-il au moment de quitter l’entreprise ? Vais-je perdre l’accès à mes archives en cas de démission ou de licenciement ?
Rassurez-vous, la loi est très claire à ce sujet. Le coffre-fort numérique appartient au salarié, et non à l’employeur. Votre compte vous est acquis à vie, et sa conservation reste totalement gratuite, même après votre départ de la société. Vous pourrez toujours vous y connecter pour récupérer mes fiches de paie des années plus tard.
🔒 L’astuce de pro de la rédaction :
Dès la création de votre compte, ou dans vos paramètres actuels, veillez à toujours utiliser une adresse e-mail personnelle (Gmail, Outlook, etc.) comme identifiant de connexion, et non votre adresse professionnelle. Ainsi, le jour où votre e-mail d’entreprise sera coupé suite à votre départ, vous ne perdrez jamais l’accès à votre coffre. Pensez également à lier votre coffre à votre CPA (Compte Personnel d’Activité) sur le site du gouvernement pour centraliser vos droits.
Foire aux questions (FAQ)
Mypeopledoc est-il obligatoire ?
Non. Selon le Code du travail, le salarié a tout à fait le droit de refuser la dématérialisation de ses bulletins de paie. Vous pouvez demander à votre employeur de continuer à vous fournir une version papier, sans avoir à vous justifier. L’entreprise a l’obligation d’accepter cette demande.
Combien de temps sont gardées mes fiches de paie ?
La durée de conservation légale est extrêmement longue pour protéger vos droits à la retraite. L’employeur (via le prestataire UKG) a l’obligation de garantir la disponibilité de vos bulletins de paie électroniques pendant 50 ans, ou jusqu’à ce que vous atteigniez l’âge de 75 ans.
Vous avez d’autres questions sur la gestion de votre carrière, le droit du travail ou les nouveaux outils numériques en entreprise ? Découvrez nos autres guides pratiques ou partagez votre expérience avec la dématérialisation Mypeopledoc dans les commentaires ci-dessous ! Nous serons ravis d’échanger avec vous.
